24 Septembrie, 2018

Cum se procedează în situaţia unor facturi scrise greşit şi anulate?

Problemă întâlnită în practică: Bună ziua. Cum se procedează în situaţia unor facturi scrise greşit şi anulate? Se contabilizează undeva aceste facturi anulate? Mulţumesc. 

Punct de vedere al autorului

1. Circuitul documentelor într-o societate se stabilește potrivit procedurilor interne, astfel cum este reglementat prin privind documentele financiar-contabile, conform căruia ”Art. 4. – (3) Circuitul documentelor financiar-contabile și numărul de exemplare al acestora se stabilesc prin proceduri proprii privind organizarea și conducerea contabilității, aprobate de administratorul entității, ordonatorul de credite sau altă persoană care are obligația gestionării entității respective.”

2. Este obligatorie existenţa unei proceduri privind numerotarea documentelor financiar-contabile la nivel intern. Potrivit de întocmire și utilizare a documentelor financiar, aprobate prin Ordinul MFP nr. 2634/2015, se arată că: ”24. Entitățile vor asigura un regim intern de numerotare a documentelor financiar-contabile, astfel: – persoanele care răspund de organizarea și conducerea contabilității vor desemna, prin decizie internă scrisă, o persoană sau mai multe, după caz, care să aibă atribuții privind alocarea și gestionarea numerelor aferente; – fiecare document va avea un număr de ordine sau o serie, după caz, număr sau serie ce trebuie să fie secvențial(ă), stabilit(ă) de entitate. În alocarea numerelor se va ține cont de structura organizatorică, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.; – entitățile vor emite proceduri proprii de stabilire și/sau alocare de numere ori serii, după caz, prin care se va menționa, pentru fiecare exercițiu financiar, care este numărul sau seria de la care se emite primul document. ”

3. Toate operațiunile privind factura se aplică conform dispoziţiilor fiscale, potrivit Normelor generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar, aprobate prin Ordinul MFP nr. 2634/2015, potrivit căruia ”25. Factura este document justificativ care stă la baza înregistrării în contabilitate a operațiunilor economice. Pentru operațiunile economice pentru care, conform prevederilor Codului fiscal, nu există obligația întocmirii facturii, înregistrarea în contabilitate a acestora se efectuează pe baza contractelor încheiate între părți și a documentelor financiar- contabile sau bancare care să ateste acele operațiuni, cum sunt: aviz de însoțire a mărfii, chitanță, dispoziție de plată/încasare, extras de cont bancar, notă de contabilitate etc., după caz. 26. Toate operațiunile privind factura (întocmire, utilizare, arhivare, corectare, reconstituire) se efectuează conform prevederilor Codului fiscal și ale Normelor metodologice de aplicare a acestuia. ”

4. Documentele justificative se arhivează, potrivit , republicată, cu modificările şi completările ulterioare, care arată că: ”Art. 25. – (1) Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva persoanelor prevăzute la art. 1 timp de 10 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepția statelor de salarii, care se păstrează timp de 50 de ani. (2) Prin excepție de la prevederile alin. (1) se pot stabili, în mod justificat, prin ordin al ministrului economiei și finanțelor, registrele de contabilitate și documentele justificative care se păstrează timp de 5 ani. Art. 26. – În caz de pierdere, sustragere sau distrugere a documentelor financiar-contabile se vor lua măsuri de reconstituire a acestora, potrivit reglementărilor emise în acest sens, în termen de maximum 30 de zile de la constatare, iar în caz de forță majoră, în termen de 90 de zile de la constatarea încetării acesteia. ”

5. Inventarierea elementelor patrimoniale se efectuează potrivit Ordinului MFP nr. 2861/2009 pentru aprobarea privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii. La acest moment al inventarierii, se poate face casarea facturilor scrise greşit şi anulate, care nu au produs nici un fel de efect juridic. Amintim faptul că anularea facturii este posibilă în situaţia în care documentul a fost emis eronat şi acesta nu a fost transmis beneficiarului. Casarea se face printr-un proces verbal de casare. Datele privind casarea se preiau în Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii. In practica, există şi societăţi comerciale care adoptă metoda arhivării documentelor emise greşit şi anulate, chiar dacă acestea nu au produs efecte juridice, aplicând regula stabilită prin Ordinul MFP nr. 2634/2015, potrivit căreia se arhivează şi se păstrează până la momentul eliminării din arhivă a documentelor al căror termen legal de păstrare a expirat. La momentul eliminării din arhivă a documentelor al căror termen legal de păstrare a expirat, se întocmeşte un un proces verbal de scădere din evidenţă a documentelor eliminate din Registrul de evidenţă al arhivei.

6. Pentru proceduri interne şi documente contabile, amenzi de la 300 lei la 4.000 lei. Potrivit dispoziţiilor din Legea contabilității nr. 82/1991,  se arată că: ”Art. 41 – Constituie contravenție următoarele fapte: 2. nerespectarea reglementărilor emise de Ministerul Finanțelor Publice, respectiv de instituțiile cu atribuții de reglementare în domeniul contabilității prevăzute la art. 4 alin. (3), cu privire la: a) aprobarea politicilor și procedurilor contabile prevăzute de legislație; …. c) întocmirea și utilizarea documentelor justificative și contabile pentru toate operațiunile efectuate, înregistrarea în contabilitate a acestora în perioada la care se referă, păstrarea și arhivarea acestora, precum și reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse; Art. 42 – (1) Contravențiile prevăzute la art. 41 se sancționează cu amendă, după cum urmează: – cele prevăzute la pct. 2 lit. a), b) și c), cu amendă de la 300 lei la 4.000 lei; ”

7. În concluzie. Opinăm că, în situaţia unor facturi scrise greşit şi anulate, dacă acestea nu au fost trimise beneficiarului (practic nu au produs nici un fel de efecte juridice), fie se casează cu ocazia inventarierii anuale, fie se arhivează şi se păstrează până la momentul eliminării din arhivă a documentelor al căror termen legal de păstrare a expirat. Aceste reguli se stipulează în procedurile interne ale fiecărei societăţi, astfel cum sunt aprobate de către conducerea entităţii.  Cu ocazia fiecărui început de an, procedurile privind numerotarea documentelor financiar-contabile la nivel intern se revizuiesc. De asemenea, apreciem faptul că raţionamentul profesional trebuie să aibă la bază susţineri argumentate atât pe fond, cât şi în fapt. Să nu uităm că paza bună păzeşte contabilul de primejdia rea.

Ai nevoie de Legea contabilității nr. 82/1991? Poţi cumpăra actul la zi, în format PDF şi MOBI, de !

Despre autor  ⁄ Maria Bălăşescu

Maria Bălăşescu este expert contabil. Site: http://www.contabilii.ro Contact: @contabilii.ro

Fara comentarii

Scrie un comentariu

Кэшбери хайп

alpari украина

ссылка